En temps de crise, il s’agit souvent de réduire les coûts fixes dans de nombreuses entreprises. Dans la situation de crise actuelle, de nombreuses petites et moyennes entreprises doivent réduire leurs coûts fixes. Mais elles ne savent pas toujours comment motiver leurs employés à développer des idées pour économiser du temps et de l’argent.
Que sont les coûts fixes et variables ?
On peut dissocier deux grands types de coûts pour une entreprise, les charges fixes et les charges variables.
Les coûts fixes sont des dépenses récurrentes qui ne peuvent pas être réduites à volonté, car il existe différentes dépendances. Contrairement aux coûts fixes, les coûts variables sont par exemple variables et dépendent du taux d’occupation ou du volume de production d’une entreprise. Les types typiques de coûts fixes avec un volume ou une valeur élevée sont :
- Les frais de personnel (principalement les salaires et les charges sociales)
- Frais de location et leasing
- Amortissements d’immobilisations
- Coûts de la flotte de véhicules
- Coûts informatiques
- Coûts des services externes
- Coûts énergétiques incompressibles
Les charges variables dépendent du niveau d’activité de l’entreprise. Lorsque l’entreprise est à l’arrêt, les charges variables sont nulles.
Comment calculer les coûts fixes
Pour calculer les coûts fixes, une analyse des centres de coûts est effectuée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la formule simple suivante pour les petites entreprises et les ménages :
Coûts fixes = coûts totaux – coûts variables
Dans les plus grandes entreprises, le calcul des coûts fixes est un peu plus complexe. Dans ce cas, la méthode des coûts par équipe peut être utilisée. Dans ce cas, le contrôle de gestion de l’entreprise calcule la production maximale et minimale attendue ainsi que les coûts salariaux d’une équipe de production :
Production par équipe = Production maximale – Production minimale
Coût de l’équipe = Coût maximum des salaires – Coût minimum des salaires.
Le coût de l’équipe est maintenant divisé par la production de l’équipe, ce qui permet de calculer le coût unitaire moyen :
Coût de l’équipe : Production de l’équipe = Coût unitaire
Le coût unitaire est le coût par pièce d’un produit. En multipliant le coût unitaire par les marchandises produites, il est alors possible de calculer les coûts variables :
Marchandises produites x coût unitaire = coût variable.
Finalement, les coûts variables calculés sont déduits des coûts totaux et le résultat est le coût fixe :
Coûts totaux – coûts variables = coûts fixes
Pourquoi réduire les coûts fixes en prévision d’une crise ?
Si les ventes diminuent et que vos coûts restent identiques, votre bénéfice plonge et l’entreprise peut être en perte. Si dans le total des charges, les coûts fixes sont anormalement élevés par rapport aux charges variables, il est est impossible de diminuer les charges fixes à court terme et le résultat passe donc dans le rouge.
Comment réduire les coûts fixes ?
R2duire les coûts fixes doit être une démarche réfléchie au risque de commettre des erreurs stratégiques, suivez ces étapes :
Analyse des coûts fixes
Il est impossible de répondre de manière générale à la question de savoir quels coûts fixes peuvent être réduits dans une entreprise. Une décision hâtive en faveur d’un type de coûts fixes qui semble pouvoir être réduit rapidement et facilement n’a pas de sens. Lors de la prise de décision, il faut avant tout tenir compte de la structure de l’entreprise et de son positionnement stratégique. Dans le cas d’une entreprise artisanale dont le point fort est le service après-vente, il n’est pas judicieux de réduire la flotte de véhicules.
C’est pourquoi l’entrepreneur doit d’abord avoir un aperçu de tous les coûts fixes et procéder à une analyse de la structure des coûts. Pour ce faire, il faut dresser un tableau des coûts fixes, en indiquant les différents types de coûts fixes et leur montant. Il est préférable d’établir le tableau pour l’année en cours et pour au moins deux années précédentes afin d’inclure l’évolution du niveau des coûts fixes dans l’analyse. De cette manière, il est également possible de déterminer quels types de coûts fixes ont récemment augmenté de manière significative et pourquoi cette augmentation s’est produite.
Éviter d’en engager de nouveaux employés
De nombreux entrepreneurs sous-estiment l’impact des décisions sur les coûts fixes ainsi que la persistance de nombreux coûts. Lorsque vous achetez une nouvelle machine, vous générez des coûts fixes pour l’amortissement, les intérêts, la maintenance et l’énergie. Si vous ne pouvez plus utiliser la machine, par exemple en raison d’une baisse permanente des commandes, la plupart des coûts liés à la machine persistent néanmoins pendant des mois ou des années.
Par conséquent, chaque fois que vous prenez une décision concernant les coûts fixes, vous devez vous projeter dans l’avenir et répondre aux questions suivantes :
- L’achat d’une nouvelle machine, par exemple, est-il vraiment nécessaire ?
- Si oui, est-il nécessaire d’acheter le montant prévu ou est-il possible d’acheter moins ?
- Avez-vous pensé aux coûts ultérieurs, par exemple pour le personnel, l’énergie, la maintenance ?
- En combien de temps pouvez-vous rompre un contrat ou vous séparer d’un partenaire ?
- Quels sont les facteurs susceptibles d’avoir une influence sur les coûts actuels, comme les exigences environnementales ou d’autres changements législatifs ?
Bureaux plus petits ou coworking
Avec le télétravail, de nombreuses entreprises ont besoin de moins d’espaces de bureaux. Envisagez de déménager votre entreprise dans des locaux plus petits ou sous)louez une partie de vos locaux à d’autres entreprises afin de réduire la facture mensuelle.
Vous pouvez aussi envisager un espace de coworking plutôt que d’avoir vos propres bureaux.
Réduire les coûts fixes grâce à l’externalisation
Les mesures individuelles ne sont pas les seules à permettre de réduire les coûts fixes. Vous pouvez également externaliser des tâches ou des domaines entiers et faire fournir les prestations par des tiers (outsourcing). Cependant, vous devez être conscient que la décision de faire appel à des tiers a un impact considérable sur les structures de votre entreprise. Vous devrez souvent modifier des processus ou vous séparer de collaborateurs. La décision de réduire les coûts fixes grâce à l’externalisation doit être mûrement réfléchie.
Adaptez vos abonnements
Des économies mensuelles peuvent être réalisées sur les abonnements :
- Téléphonie mobile : choisissez des forfaits adaptés
- Téléphonie fixe : pensez à comparer avec le VoIP
- Énergie : Comparez les tarifs des fournisseurs
La voiture de fonction
Le leasing ou le financement génèrent souvent des coûts fixes élevés, même pour les voitures de société. Plus la voiture est grande, plus les coûts d’exploitation sont élevés, comme l’essence, les assurances, les taxes, les réparations/l’entretien. Si vous avez besoin d’un véhicule à des fins professionnelles, vous devriez donc envisager d’acheter un modèle moyen bon marché ou d’occasion.
Utiliser un véhicule privé : Plutôt que d’acheter un véhicule, il est possible dans un premier temps d’utiliser sa voiture privée et de déduire les kilomètres professionnels ou les frais réels de déplacement professionnel. La condition est que le véhicule continue à être utilisé principalement à des fins privées. L’inconvénient est que vous ne pouvez pas déduire la TVA en amont, par exemple pour l’essence ou les réparations.
Les assurances
Analyser votre portefeuille d’assurances et assurez-vous qu’elles sont toutes bien utiles.
Conclusion
Votre bénéfice ne cesse de diminuer alors que vos coûts sont nettement trop élevés ? Dans la plupart des cas, les coûts fixes sont responsables de cette situation. Ils augmentent continuellement et engloutissent de plus en plus de bénéfices si vous ne prenez pas de mesures à temps.
Pensez systématiquement à ne pas exposer de nouveaux coûts fixes et réduisez les existants !
